2020年5月9日

面倒なExcelのルーティン作業を効率化!すぐできる自作ツールの基本形!

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毎回同じフォーマットで報告するルーティンワークってありますよね。例えば、

  • 報告用の元データがExcelが他部署から送られてくるor自分で抽出する
  • 元データから必要箇所をコピペなどして報告用Excelに貼り付ける

ルーティン作業の流れ図

こんな作業があったとします。このケースの場合には、Excelに貼り付けて報告用のExcelを作ってしまえばかなりの効率化が図れます。

この記事では

  • 自作で簡単に作れるExcelツールの基本形

についてご紹介してきます。同じ作業をしているなら時短になるツールをExcelを作ってしまいましょう!

Excelツール作成のためにやること

  1. 元データを貼り付ける
  2. 別のExcelシートタブに報告用シートのフォーマットを準備する
  3. Excel報告用シートに反映したいセル部分を「=」でつなぐ

この3つのステップで完了します。特に1と2は貼り付けて新しいタブを準備するだけです。早速いってみましょう!

時短ツール作成の3つの手順

果物の毎月の合計売上を報告するルーティン作業をExcelで作る例でご紹介していきます。

元データをExcel貼り付ける

Excelシート

4月と5月の元データを貼り付けるタブをそれぞれ準備してペタッと貼り付ける。この時に合計売上金額も計算しておきましょう。

Excel sum計算式

Excelシート

これで5月の売上合計が分かりました。4月も同じように行います。

報告用シートを準備する

Excelシート

報告用シートには、報告するフォーマットが決まっているのであればそのまま貼り付けましょう。

もし、任意で報告内容のフォーマットを変えることができるのであれば自分のやりやすい形式にカスタマイズするのもいいと思います。

報告用シートに入れたい数字と「=」でつなぐ

Excelシート

4月の売上合計とつなげるなら、

  • B3のセルで「=」を押す
  • 4月タブを押しD15のセルでダブルクリック

で4月のD15のタブの数字が報告用タブのB3に反映します。

  • 貼り付けるタブを準備する
  • 報告用に欲しい数字を「=」とつなぐ

この2点で時短ツールは簡単に作れます。

次はVlookUpもルーティンワークや報告用ツール作成に非常に便利です。以下の記事でよく使うvlookupも解説しています。

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まとめ

やっていることは難しくありません。また、Excelは使う関数はある程度決まっています。できることを知っているとできそうなものがイメージできるようになりますのでドンドンググって時短ツールを作っていきましょう!

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