2017年6月10日

相手の心に響かせる要素・要件・コツがズバッと頭に残る「超・箇条書き」

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箇条書きを見れば、その人の思考、そして伝える力のレベルがわかる。本書P1引用

本を開き1ページ目で飛び込んできたこの一文を読みドキッとしました。

  • 箇条書きって要点を整理して短く書けばいいんじゃないの?
  • 箇条書きをすれば相手にすぐに伝わるんでしょ?

と、浅はかな考えを持っている頭の中を覗かれたように感じたからです。もし私と同じような考えを抱いているなら稲妻が走ったような衝撃を受けることになります。

そして、この本を読み終わる頃には、資料作りや文章構成などで悩んでいモヤモヤした暗い闇がパッと明るい光で照らされていくのを感じます。

タイトルの通り、まさに・箇条書き」のすごさを思い知ることができます。そのすごさとは、超・箇条書きをするための要素・要件・コツが抜群のわかりやすさです!

簡潔明瞭な本の構成と内容

超・箇条書き 目次

どんな本なんだろうとパッと目次を眺めると、

  1. 箇条書きが必要な理由
  2. 構造化(箇条書きの必要な要素①)
  3. 物語化(箇条書きの必要な要素②)
  4. メッセージ化(箇条書きの必要な要素③)
  5. 実際にどう活かすか

という分かりやすさに感激しました。

  • どうして箇条書きが必要なのかという疑問に答えている
  • 超箇条書きをするための必要な要素を3つ挙げている
  • 超箇条書きを活かすにはどうするべきかを示してくれる

というあらすじが全くストレスを感じずにスッと頭に入ってくるのを感じたからです。

この本なら解決してくれそう!

と目次を眺めただけで『本に書かれている自信の大きさ』を感じさせてくれて安心感をを抱かせてくれます。

徹底的に相手目線に立って考える

本読む少年 イラスト

本書の中では、何度も超箇条書きはロジカルバカになるのではなく徹底的に相手の目線で考えて相手に必要な情報だけを選別して短く的確に届けることが何より大事だと訴えています。

例えば、「その問題解決するなら色々な本を読んだほうがいいよ」と言うよりも「この本を読めばその問題は解決できるよ!」と言ってあげた方が相談者は本を選ぶ手間が省けて本の内容にだけ集中をすることができます。

本書では料理の材料を例に解説がされています。

たまねぎとにんじんとルーなど材料をバラバラに相手に渡すよりも料理をこちらで調理した上で提供してあげたほうが相手は食べることだけに集中をすることができるという例えで納得感ありますよね。

超・箇条書きは万能ではない

2人の男性

超・箇条書きはすべての人に対して適用できるものではなく、相手によっても使い分けることも必要だと著者の杉本さんはおっしゃっています。

つまり、徹底的に相手のことを徹底的に考えろということです。

じっくりと背景などから知りたいと思っている相手であれば詳しく懇切丁寧にベタ書きをしていくことが適しており、超・箇条書きは不適当になります。

対して、超・箇条書きはせっかち、時間がない方へまずは興味を持って聞いてもらうという時に有効な手段になります。

著者『杉野幹夫』さんの経歴と著書

  • 東京工業大学工学部卒
  • INSEAD MBA修了
  • 早稲田大学商学研究科博士後期課程修了
  • 大学卒業後NTT入社
  • シリコンバレーで最先端のプレゼン技術を学ぶ
  • グローバル経営コンサルティングファーム参画
  • 東京農業大学でも講義

超・箇条書き以外の書籍

単著
  • 使える経営学
  • 会社を変える会議の力
共著 コンテキスト思考

 

杉本さんは、シリコンバレーで短く・魅力的にプレゼンをしている超一流を見て日本人との大きなギャップを感じたと本書の冒頭でも書かれています。

世界で戦うためのヒントを得ることができます。

さて、本書の中身に入っていきましょう!

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超・箇条書きに必要な3要素とは?

構造化 相手が全体像を一瞬で理解できるようにするため
物語化 相手が関心をもって最後まで読み切れるようにする
メッセージ化 相手の心に響かせ行動を起こさせるようにする

(本書:P29より引用)

全てに『相手』が入っています。

相手が情報処理をする手間を極限にまで減らし、伝えたいことだけに絞り込むということです。すべて相手の頭の中や性格、思考回路などリアルに考え抜く要素が挙げられています。

では、この要素を満たすためにどうすればいいのかの要件を挙げています。

要素を満たすためのそれぞれの要件

要素 要件
構造化 レベル感を整える
物語化 フックをつくる
メッセージ化 スタンスをとる

先ほども挙げた『要素』とは物・事を成り立たせる内容を指し『要件』とは要素を満たす必要な条件をさします。

それぞれ一言で書かれているので、頭にも残りやすいですね。

『構造化』をするため『レベル感を整える』3つのコツ

白い壁に書かれた 大・中・小の丸

構造化を実現するためには、『レベル感を整える』ことが要件になります。そのためには

  • 自動詞と他動詞
  • 直列と並列
  • ガバニング

自動詞と他動詞⇒写真か動画か

自動詞とは、目的語を取らない動詞です。例えば、『ドアが開く』という状態や状況を示しており、静止画を伝える言葉になります。

対して、他動詞は「~を」という目的語を取る動詞です。「私がドアを開ける」などです。つまり、行為を示し動画を伝える言葉になります。

写真を撮る女性とランニング

自分が伝えたいのは、ある時点での状況を示す静止画なのか行為を示す動画なのかどちらを伝えたいのかを選別する必要があります。

直列か並列⇒時間の流れ

伝えたいことを箇条書きにしたときに、過去(現状)から未来(今後の解決策)への箇条書きであれば時間の流れを示すように上から下が分かりやすいですよね。

時間の流れではなく、必要なリストを列挙したときは横並びなので並列になりますね。

直列か並列を示す図

ガバニング⇒頭出しをする

チェックリスト

まず、頭出しや目次を示し「今日お伝えしたいことは3つです!」と宣言することで相手も「あっ、3つなのね」と安心して聞き始めることができます。

3つの中だと一番取り掛かりやすいですね。

「物語化」するため「フックをつくる」3つのコツ

『フックをつくる』3つのコツは

  • イントロ
  • 相対的なMECE
  • 固有名詞

イントロ⇒つかみ

アーチェリーの的

「相手が期待していることにすぐ答えることで、相手の関心を醸成できる」ということだ。P85

醸成(じょうせい)とは、徐々に作り出すということです。まず、相手が求めていることを的を射るようにズバッと的確に答える。

相手の興味をまず引き付けないとそのあとの話も聞いてもらえないですもんね。腑に落ちますね。

MECE崩し⇒相対的なMECE

外国人男性

「MECE」とはMutually Exclusive collectively Exhaustiveの略。お互いに重複がなく、全体として漏れがないことを指します。

ロジカルシンキングを学んだことがあれば、絶対的なMECEが正解なんだと思いがちですよね。しかし、必要なことだけに絞って伝える相対的なMECEが大事なんだと書かれています。

目から鱗でした。

相手の性格が、熱血上司であれば目標を報告するなら大口・中堅・小口という絶対的MECEではなく相対的MECEの報告の方がささる報告ができるようになりますよね。

固有名詞⇒相手が普段使う言葉

グアム

海外旅行に行ってきました!

よりも

グアムに行ってきました!

の方がグアムに行ってきた方にとっては、「グアム行ったんだ!?タモンビーチっていいよね!」とか相手も具体的な印象を持った上で関心を示してくれますよね。

一般名詞 同類の物事を広く意味するもの
  • 海外旅行
固有名詞 特定の決まった名前
  • グアム旅行
  • ポチ

自分の書いた文章の中に一般名詞を見つけたら、相手の状況に合わせて固有名詞に置き換えることがないかなというのも思いやりですよね。

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「メッセージ化」するため「スタンスをとる」3つのコツ

『スタンスをとる』ための3つのコツは

  • 隠れ重言を排除する
  • 否定で退路を断つ
  • 形容詞や副詞は数字に置き換える

隠れ重言を排除する⇒当たり前なことは否わない

銀髪の男性

企業に就職し「頑張ります!」は当たり前なことですよね。しかし、言ってる本人は気付かなかったりするんですよね。

否定で退路を断つ

第1条:客の欲しがっているものではなく客のためになるものをつくれ。
第2条:客の目線ではなく自分の目線でモノをつくれ。
第3条:サイズやコストは可能性で決めるな。必要性・必然性で決めろ。
第4条:市場は成熟しているかもしれないが商品は成熟などしていない。
第5条:できない理由はできることの証拠だ。できない理由を解決すればよい。
第6条:よいものを安く、より新しいものを早く。
第7条:商品の弱点を解決すると新しい市場が生まれ、利点を改良すると今ある市場が広がる。
第8条:絞った知恵の量だけ付加価値が得られる。
第9条:企画の知恵に勝るコストダウンはない。
第10条:後発での失敗は再起不能と思え。
第11条:ものが売れないのは高いか悪いのかのどちらかだ。
第12条:新しい種(商品)は育つ畑に蒔け。
第13条:他社の動きを気にし始めるのは負けの始まりだ。
第14条:可能と困難は可能のうち。
第15条:無謀はいけないが多少の無理はさせろ、無理を通せば、発想が変わる。
第16条:新しい技術は、必ず次の技術によって置き換わる宿命を持っている。それをまた自分の手でやってこそ技術屋冥利に尽きる。自分がやらなければ他社がやるだけのこと。商品のコストもまったく同じ。
第17条:市場は調査するものではなく創造するものだ。世界初の商品を出すのに、調査のしようがないし、調査してもあてにならない。
第18条:不幸にして意気地のない上司についたときは新しいアイデアは上司に黙って、まず、ものをつくれ。(本書P149 ソニーの「開発18カ条」)

本書でも否定を入れることで見事な箇条書きとして紹介されているソニー18カ条が心に響きました。

個人的には2条の客の目線ではなく、自分の目線でモノを作れという市場に流されず信じるものをトコトン追求していくという力強さを感じます。

形容詞や福祉は数字に置き換える

時計

「たくさん勉強をする」ではなく「3時間勉強をする」など具体的な数字に置き換えるというのはメジャーな方法ですよね。

しかし、見返すとまだまだ数字に変換できる数字が見つかります。

要素・要件・コツが頭に残る逸品のお勧め書籍

「私は、会社の進める商品より社長にとって良いと思うものを提案します」(否定で退路を断つ)

「自分へ割り振られた目標は、3か月で達成してみせます!」(「数字」と「イントロ」)

など、今までの自分の発言を、ちょっとだけ見直し、相手が何を聞きたいと思っているか箇条書きにして言いたいポイントを書き出すだけで濃い内容になります。

また新たな疑問点も見つかったりします。超・オススメの1冊です!

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